Älä vain kirjoita vaan käsikirjoita esityksesi – ennen kuin teet diat

Pitäisikö kirjoittaa puhe, konferenssiesitys, seminaari ja luento?

Toiset tykkäävät kirjoittaa esityksensä sana sanalta, toiset nojaavat ranskalaisiin viivoihin ja kolmannet tekevät dioistaan rungon.

Kaikissa näissä tavoissa on plussansa ja miinuksensa. Siksi tykkään viestintävalmentaja Rebekka Williamsin esittelemästä käsikirjoituksen ajatuksesta. Williams keskustelee johtajavalmentaja Sehoron Taboisin kanssa YouTuben videolla ja kirjoittaa aiheesta yhteenvedon artikkelissa Presentation Skills: 3 Tips for How to Use a Script Effectively, joka on julkaistu Mediumissa vuonna 2023. 

Poimin Williamsilta tällaiset ajatukset erityisesti tutkijan näkökulmasta.

1. Kirkasta esityksen ydinviesti kirjallisesti

Jos sinulla on taipumusta yrittää mahduttaa esitykseesi “kaiken olennaisen”, niin aloita yhdestä lauseesta: Jos kuulija muistaa esityksestäsi vain yhden asian, mikä se on?

Esimerkiksi:

• Miksi tämä tutkimus on tärkeä juuri nyt?
• Mitä tämä muuttaa ajattelussa, käytännössä tai tutkimuskentällä?
• Mitä haluan kuulijan ymmärtävän paremmin kuin ennen esitystä?

Vastausta et välttämättä sano ääneen esityksessä, mutta se ohjaa kaikkea kirjoittamistasi.
Se myös auttaa sinua hyväksymään aiheen rajauksen.

2. Rakenna käsikirjoitus puheeksi, ei tekstiksi

Ajattele esitystäsi puheena, älä artikkelin tiivistelmänä. Käsikirjoitus ei myöskään ole teleprompteri, vaan sen tehtävä on jäsentää ajattelua. Hyvä ohje on, kirjoita niin kuin selittäisit asiaa kollegalle kahvikupin äärellä.

Käsikirjoitus voi olla:

• Kokonaisia lauseita alussa,
• bullet-muotoisia muistiinpanoja keskivaiheilla tai
• muistutuksia esimerkeistä, havainnoista ja siirtymistä.

Tärkeää on, että käsikirjoitus kertoo:

1. Missä kohtaa esitys alkaa,
2. miten se etenee,
3. missä kohtaa teet tulkinnan, etkä vain esitä tulosta.

3. Jaa sisältö kolmeen pääosaan

Kuten koko esitys, myös käsikirjoitus on helppo jakaa kolmeen kokonaisuuteen.

Alku

• Mikä on ongelma tai kysymys?
• Miksi tämä on kiinnostavaa tai merkityksellistä?
• Mitä kuulijan kannattaa tietää, jotta loput avautuvat?

Keskiosa

• 2–3 keskeistä havaintoa tai pointtia.
• Ei koko tutkimusasetelmaa, vain oleellinen.
• Jokaiselle pointille yksi ajatus, yksi esimerkki.
• Jos keskiosa venyy, palaa ydinviestilauseeseen ja kysy, tukeeko tämä sitä.

Loppu

• Mitä tästä seuraa?
• Miksi tämä on tärkeää?
• Mihin keskusteluun tämä liittyy tai mihin se johtaa?

4. Merkitse vuorovaikutus käsikirjoitukseen

Tämä on minusta supertärkeä kohta, niin ajankäytön kuin vaikuttavuuden kannalta.
Tutkijat usein ajattelevat, että vuorovaikutus vie aikaa. Todellisuudessa se usein säästää sitä, koska yleisö pysyy mukana. Plus kun suunnittelet vuorovaikutusta, pysyt myös aikataulussa.

Lisää siksi käsikirjoitukseen merkintöjä, kuten: ”tässä kohtaa kysymys yleisölle”, ”tässä pidän tauon” tai ”tässä avaan käsitteen rauhassa”.

Vuorovaikutus ei synny sattumalta, se syntyy suunnittelemalla.

5. Tee diat vasta lopuksi

Kun käsikirjoitus on valmis, vasta sitten siirrytään dioihin. Kysy itseltäsi joka dian kohdalla, mitä tästä ajatuksesta täytyy näkyä, jotta kuulija pysyy mukana?

• Yksi dia tukee yhtä käsikirjoituksen ajatusta.
• Diassa ei ole kaikkea, mitä sanot.
• Dia auttaa kuulijaa seuraamaan, ei lukemaan.